Mit digitalen Tools den Teamgeist stärken

Gerade bei tecis gilt: Mein Team ist meine Familie. Kollegen sind Freunde, im Büro wird viel gelacht, nach der Arbeit zusammen gefeiert. Wie lässt sich dieses starke Gefühl der Zusammengehörigkeit in Zeiten von Corona und im Lockdown aufrechterhalten? Zwei tecis- Profis berichten von ihren Erfahrungen nach einem Jahr Corona.

Dass sie einmal nach Feierabend auf ihrer Couch hocken, die Webcam einschalten und dann online mit ein paar Kollegen Mario Kart zocken würde, hätte Julia Schmieder noch vor anderthalb Jahren nicht geglaubt. Die Senior Sales Managerin aus Bielefeld ist in Sachen Freizeitgestaltung definitiv eher der analoge Typ: Gemeinsame Koch- und Spieleabende, zu denen sie oft auch die mit ihr kooperierenden tecis-Vertriebspartner einlud, fanden in ihrer ehemaligen WG regelmäßig statt. Aber dann kam Corona.

Von jetzt auf gleich ins Homeoffice

Im Büro sah die Profiberaterin ihre Kollegen nun nicht mehr – ein Zustand, der ihr schon nach einer Woche unbehaglich wurde. „In den ersten Tagen im Homeoffice fand ich es ganz cool, mal vollkommen meine Ruhe zu haben“, erinnert sich Julia Schmieder, „aber schon ab der zweiten Woche fehlte mir der Austausch mit dem Team total. Der kurze Schwatz auf dem Flur, das gemeinsame Essen, mal eben nach nebenan gehen, um eine Frage zu stellen – all das war ja von einem Tag auf den anderen weg.“

So wie Julia Schmieder geht es sehr vielen Menschen, die wegen Corona auf einmal ins Homeoffice wechseln mussten. Bei einer Studie, die die DAK im Sommer 2020 durchführte, gaben drei von vier Teilnehmern an, dass ihnen bei der regelmäßigen Arbeit von zu Hause vor allem der Kontakt zu den Kollegen fehlt. Und fast jeder Zweite stellte darüber hinaus fest, dass seine Arbeit beeinträchtigt wird, weil es im Homeoffice schwieriger ist, sich kurzfristig mit Kollegen oder Vorgesetzten zu besprechen.

Neuorganisation dank Digitalisierung

Julia hat für beide Herausforderungen, die fachliche ebenso wie die menschliche, digitale Lösungen gefunden, die zu ihr und ihren Kollegen passen. „Während wir schon alle aus dem Homeoffice gearbeitet haben, habe ich stillschweigend die Prozesse implementiert, die uns trotz der räumlichen Entfernung die Zusammenarbeit als Team ermöglicht haben.“ Mithilfe verschiedener Tools, erzählt die Senior Sales Managerin, habe sie Systeme geschaffen, um die Vernetzung untereinander sicherzustellen. Neben Videokonferenz-Plattformen wie Zoom ist es vor allem ein Organisationstool, auf das Julia und ihr Team nicht mehr verzichten wollen: Damit lassen sich komplette Prozessstrecken planen und erstellen. „Innerhalb dieses Systems können wir alle anstehenden Aufgaben klar definieren, jederzeit den Bearbeitungsstand einsehen und einen Vorgang nach Erledigung der jeweiligen Teilaufgabe an den nächsten zuständigen Kollegen zuweisen. Das Ganze habe ich so akribisch aufgebaut, dass jetzt wirklich alles reibungslos Hand in Hand geht.“

Mit der professionellen Neuorganisation des Arbeitsalltags hat Julia Schmieder einen wichtigen Beitrag für den Erfolg ihres Teams geleistet – denn, auch das zeigt die DAK Studie, wenn die Arbeit im Homeoffice gut organisiert ist, kann sie sich sogar vorteilhaft auswirken. Tatsächlich fanden nämlich knapp 60 Prozent der Befragten, dass sie bei entsprechend günstigen Bedingungen im Homeoffice produktiver arbeiten können als an ihrem eigentlichen Arbeitsplatz. Zudem fühlen sich zwei von drei Menschen im Homeoffice dadurch motiviert, dass sie auf diese Weise die Zeit für den Arbeitsweg einsparen sowie Job und Familie besser miteinander vereinbaren können.

Bei guter Orga weniger Stress

Unternehmen, die wie Julia auch im Homeoffice für eine gute Vernetzung und klar definierte Arbeitsabläufe sorgen, tragen damit sogar zur Verbesserung der Gesundheit ihrer Mitarbeiter bei – denn die Befragung hat ergeben, dass sich nach der Verlagerung der Arbeit ins Homeoffice deutlich weniger Menschen gestresst fühlen als vorher.

Ähnlich positive Erfahrungen hat auch Saskia Bertram mit ihrem Team gemacht. Die Teamleiterin, die wie Julia Schmieder ihren Standort in Bielefeld hat, ist aktuell für zehn Vertriebspartner verantwortlich. „Vor dem ersten Lockdown waren wir alle täglich im Büro“, erzählt sie. „Als dann alles geschlossen wurde, habe ich mir sofort die Zoom-Lizenz besorgt. Wir mussten wie viele buchstäblich von einem Tag auf den anderen komplett digital werden, und ich bin immer noch erstaunt, wie gut das funktioniert hat.“ Allerdings, so ergänzt sie, sei tecis in Sachen Digitalisierung auch vor Corona schon weit fortgeschritten gewesen, sodass die Umstellung – inklusive der Videoberatung für die Kunden – besonders reibungslos ablaufen konnte.

Saskia und ihr Team nutzen neben dem Videokonferenztool Zoom vor allem die Möglichkeiten zur Bildschirmfreigabe. „Auf diese Weise können wir die Sheets für die Monatsplanung gemeinsam am Bildschirm ausfüllen, so sind alle involviert.“

Digitales Freizeitleben

Allerdings gilt gerade bei tecis: Das Leben besteht nicht nur aus Arbeit. In nahezu allen Teams pflegen die Kollegen auch in der Freizeit sehr enge Kontakte – und die fehlten aufgrund des Lockdowns ja ebenso plötzlich wie der dienstliche Austausch.

Julia Schmieder und ihre Mitarbeiter kamen deshalb auf die Idee, zusammen Mario Kart zu spielen: „Wir starten eine Zoom-Konferenz, loggen uns gemeinsam ins Spiel ein, und dann wird total gefeiert.“ Auch für die Fitness hat das Team eine gemeinsame Lösung gefunden, denn einer der Partner ist sehr versiert in Sachen Workout. „Wir haben uns per Videochat zusammengeschaltet, er hat vorgeturnt, und wir haben gemeinsam mittrainiert. Dabei geht es eigentlich nur darum, zusammen zu sein und Spaß zu haben. Denn wenn das über längere Zeit fehlt, wird es für uns alle wirklich schwierig.“

Dasselbe berichtet Saskia Bertram: „Wir haben längst das digitale Afterwork eingeführt. Angefangen hat es damit, dass wir unsere Praktikanten auch menschlich etwas kennenlernen wollten, was ohne gemeinsame Zeit im Büro schwierig war. Also haben wir uns nach der Arbeit zu Onlinespielen verabredet. Das beliebte Partyspiel Activity zum Beispiel kann man super online spielen. Dabei müssen bestimmte Begriffe entweder erklärt, pantomimisch dargestellt oder gezeichnet werden – das macht auch digital sehr viel Spaß. Und weil das Ganze so erfolgreich war, haben wir es ziemlich schnell auch für das Stammteam eingeführt.“

Zurück ins Büro – und dann?

Inzwischen fallen die Inzidenzzahlen erfreulich schnell, es scheint nur noch eine Frage von Tagen zu sein, bis weitere Lockerungen
in Kraft treten. Saskia Bertram ist jedoch überzeugt, dass die Arbeitswelt die neuen Errungenschaften der Digitalisierung beibehalten wird. „Zurzeit kommt etwa die Hälfte meines Teams ins Büro, Meetings halten wir schon in Kleingruppen ab. Dabei kommt es immer wieder vor, dass wir Kollegen digital dazuschalten, weil es für sie gerade so besser passt. Ich bin sicher, dass wir diese neue Flexibilität nicht wieder aufgeben werden.“

Gleichzeitig freut sich die Teamleiterin aber auch sehr darauf, wieder Menschen auf den Fluren zu begegnen. „Und die Fachausbildung, an der 20 bis 30 Leute teilnehmen, ist digital auch einfach nicht dasselbe. Wenn wir physisch in einem Raum sitzen, gibt es so manchen witzigen Kommentar, man spürt die Energie der anderen – das lässt sich nicht per Videokonferenz ersetzen.“

Julia Schmieder freut sich vor allem auch auf die Wiederbegegnungen mit ihren Kunden. „Aber wir haben die Zeit ohne Kundenverkehr auch gut genutzt. Sobald es wieder möglich war, sind wir jeweils zu zweit losgezogen und haben Besorgungen gemacht, mit denen wir unser Büro verschönern konnten. Wir waren zum Beispiel im Gartenmarkt und haben Blumen ausgesucht. Auch das war eine tolle Gelegenheit, als Team etwas zusammen zu machen.“

Auf einen Blick: Erfolgsfaktoren für den virtuellen Teamgeist

Die beiden Storys aus der Praxis zeigen, worauf es in Zeiten der digitalen Zusammenarbeit besonders ankommt, um den Teamgeist zu stärken:

Regelmäßiger Kontakt per Videokonferenz ist das A & O.
Das lässt sich auch sehr gut auf den Afterwork-Bereich übertragen: Gemeinsame Onlinespiele, zusammen vor dem Bildschirm essen oder eine Runde zum Quatschen tragen maßgeblich dazu bei, dass sich ein Team weiterhin als solches fühlt.
Weil spontane Absprachen nicht mehr so ohne Weiteres möglich sind, empfehlen sich spezielle Orga-Tools. Sie dienen der Planung und Strukturierung von Prozessen und sorgen dafür, dass jedes Teammitglied jederzeit den Überblick behält.

Mit der Frage, wie der Teamgeist im Homeoffice optimiert werden kann, hat sich auch das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) befasst. Demnach ist es gerade bei fehlenden persönlichen Begegnungen besonders wichtig, einen humorvollen Umgang miteinander zu pflegen, denn Humor dient als wirksames Stressventil und hilft dabei, Frust und Ärger besser zu bewältigen. Außerdem kommt es mehr denn je auf gegenseitige Unterstützung an: Indem neues Wissen, eigene Erfolgsstrategien und Erfahrungen (auch Fehler) miteinander geteilt werden, wächst das Gemeinschaftsgefühl – trotz der räumlichen Entfernung.